Annonsdatabaser för upphandlingar – komplett guide

I Sverige annonseras offentliga upphandlingar i registrerade annonsdatabaser – privata tjänster som har registrerats hos Upphandlingsmyndigheten enligt 10 kap. 6 § LOU. Upphandlingar över EU:s tröskelvärden annonseras dessutom i TED (Tenders Electronic Daily).

De största registrerade annonsdatabaserna i Sverige är Mercell, Visma Opic, e-Avrop och Kommers Annons. Denna guide visar hur du använder dem effektivt – från grundläggande sökning till avancerade bevakningsfunktioner för att följa upphandlingar inom din bransch och hålla koll på nya anbud.

Vad finns i annonsdatabaserna?

Registrerade annonsdatabaser innehåller:

• Pågående upphandlingar – annonserade upphandlingar som du kan lämna anbud på
• Efterannonser – tilldelningsbeslut för avslutade upphandlingar
• Ramavtal – aktiva ramavtal som leverantörer kan avropas från
• DIS (Dynamiska inköpssystem) – öppna system som leverantörer kan ansöka om att delta i enligt 8 kap. LOU

Komma igång – skapa ett konto

Du kan söka i de flesta databaser utan konto, men för att spara sökningar och aktivera notiser behöver du registrera dig. Grundregistrering är oftast gratis; avancerade bevakningsfunktioner kan kräva betalabonnemang.

1. Välj databas (t.ex. Mercell, Visma Opic eller e-Avrop)
2. Klicka på “Registrera” eller “Skapa konto”
3. Fyll i företagsuppgifter och bekräfta via e-post
4. Logga in och komplettera din profil

Söka efter upphandlingar

Fritextsökning

Den enklaste formen av sökning. Ange nyckelord som beskriver det du säljer, t.ex. “städtjänster”, “IT-konsult” eller “livsmedel”.

Tips för bättre träffar:

• Prova synonymer – “städning” och “renhållning” ger olika träffar
• Söka på produktnamn eller branschtermer som myndigheter faktiskt använder
• Undvik alltför specifika termer som myndigheten kanske inte använder

CPV-koder

CPV-koder (Common Procurement Vocabulary) är ett standardiserat klassificeringssystem som fastställs i förordning (EG) 2195/2002. Varje upphandling ska märkas med en eller flera CPV-koder. Att söka på CPV-kod ger mer precisa träffar än fritext.

Hitta dina CPV-koder:

1. Gå till SIMAP CPV-sökning
2. Sök på din bransch eller produkt
3. Notera de relevanta koderna (t.ex. 72212000 för programvaruutveckling)

Du kan söka på en specifik kod (t.ex. 72212000) eller en hel kategori (72000000 för alla IT-tjänster). Se vår guide om CPV-koder.

Geografiska filter

Filtrera på:

• Län – t.ex. Stockholms län
• Kommun – specifik kommun
• Upphandlande myndighet – sök direkt på myndighetsnamn

Beloppsfilter

Ange ett prisintervall för att filtrera bort upphandlingar som är för stora eller för små för ditt företag.

Tidsfilter

• Annonsdatum – när upphandlingen publicerades
• Sista anbudsdag – filtrera på upphandlingar med anbudsfrist inom en viss period

Förstå sökresultaten

Varje träff visar:

Klicka på en upphandling för att se det fullständiga upphandlingsdokumentet och eventuella frågor och svar.

Aktivera bevakning (e-postnotiser)

Det mest värdefulla i databasen – aktivera automatiska notiser så att du aldrig missar en relevant upphandling. Den här funktionen är kärnan i all seriös anbudsbevakning och omvärldsbevakning mot offentlig sektor.

Steg-för-steg

1. Gör en sökning med dina önskade filter
2. Klicka på “Bevaka sökning” (visas ovanför sökresultaten när du är inloggad)
3. Ge bevakningen ett namn, t.ex. “IT-konsult Stockholm”
4. Välj frekvens: daglig notis rekommenderas
5. Klicka “Spara”

Du får nu en e-post varje dag med nya upphandlingar som matchar din sökning.

Hantera bevakningar

Under “Mina bevakningar” kan du:

• Se alla aktiva bevakningar
• Redigera eller ta bort bevakningar
• Ändra e-postfrekvens

Tips: Skapa separata bevakningar för olika produktkategorier och geografiska områden snarare än en enda bred bevakning. Det gör det enklare att prioritera notiserna.

Analysera avslutade upphandlingar

En underskattat funktion är möjligheten att söka i historiska upphandlingar. Det ger dig värdefull information:

Vem vann tidigare upphandlingar?

Tilldelningsbeslutet är offentligt. Du kan se:

• Vem som vann kontraktet
• Till vilket pris
• Om det var ramavtal (och hur många leverantörer som valdes ut)

Identifiera kommande upphandlingar

Avtal löper ut – och när de gör det upphandlas behovet igen. Sök på avslutade upphandlingar och notera avtalens löptider. Om ett avtal löper ut om 12 månader är det dags att börja förbereda.

Benchmarka priser

Se vad vinnande leverantörer erbjudit för liknande uppdrag. Det ger dig ett prisriktmärke inför nästa upphandling.

Direktupphandlingar – vad syns inte i databasen?

En viktig begränsning: direktupphandlingar under direktupphandlingsgränsen (700 000 kr LOU, 1 200 000 kr LUF/LUFS) behöver inte annonseras i förväg. Dessa kontrakt tilldelas ofta utan öppen konkurrens. Sedan 1 januari 2024 ska direktupphandlingar över 100 000 kr dock efterannonseras i en registrerad annonsdatabas (10 kap. 4 § LOU), så du kan se tilldelade kontrakt i efterhand.

Hur når du direktupphandlingsmarknaden?

• Kontakta kommuners och myndigheters inköpsavdelningar direkt
• Registrera dig i deras leverantörsregister
• Delta i nätverksevenemang för offentlig sektor

Vanliga frågor

Kan jag ladda ned upphandlingsdokumenten?
Ja, de flesta dokument är tillgängliga för nedladdning direkt från upphandlingens sida.

Vad gör jag om systemet krånglar när jag ska lämna anbud?
Kontakta omedelbart den upphandlande myndigheten och dokumentera felet (skärmdump med tidsstämpel). Myndigheten kan förlänga anbudsfristen i undantagsfall.

Hur lång är anbudsfristen?
Enligt 11 kap. LOU är minimifristen för öppet förfarande över tröskelvärdet 30 dagar (eller 35 dagar om anbudet lämnas i pappersform). Under tröskelvärdet gäller kortare frister enligt 19 kap. LOU – ofta 10–20 dagar. Exakt frist anges i varje upphandling.

Kom igång med din bevakning redan idag och utforska vår guide om hur du bevakar upphandlingar för fler tips och strategier.

Källor och vidare läsning

• Upphandlingsmyndigheten: Registrerade annonsdatabaser
• 10 kap. LOU – Annonsering – regler för annonspliktiga upphandlingar
• 11 kap. LOU – Tidsfrister
• TED – Tenders Electronic Daily – EU:s officiella portal
• SIMAP CPV-sökning