Offentlig upphandling är ett begrepp som många hört men få förstår fullt ut. Det handlar om hur statliga myndigheter, kommuner, regioner och andra offentliga aktörer köper varor, tjänster och byggentreprenader. I Sverige uppgår den offentliga upphandlingens värde till uppskattningsvis 900 miljarder kronor per år – ungefär en femtedel av BNP, enligt Upphandlingsmyndighetens årliga rapport.
Vad menas med offentlig upphandling?
Offentlig upphandling är den process som offentliga aktörer måste följa när de gör inköp över vissa beloppsgränser. Processen regleras av lagen om offentlig upphandling (LOU, 2016:1145) och syftar till att säkerställa:
- Fri konkurrens – alla kvalificerade leverantörer ska ha samma möjlighet att lämna anbud
- Icke-diskriminering – inget företag eller land ska gynnas framför ett annat
- Transparens – upphandlingsprocessen ska vara öppen och dokumenterad
- Proportionalitet – kraven på leverantörerna ska vara rimliga i förhållande till uppdragets storlek
Vem berörs av upphandlingsreglerna?
Upphandlande myndigheter
Skyldigheten att följa LOU gäller för:
- Statliga myndigheter (Skatteverket, Trafikverket, Försvarsmakten m.fl.)
- Kommuner och kommunala förvaltningar
- Regioner och landsting
- Statliga bolag och stiftelser
- Kommunala bolag vars verksamhet till övervägande del är offentligt finansierad
Leverantörer
Som leverantör – oavsett om du är ett litet enmansföretag eller ett stort multinationellt bolag – har du rätt att delta i offentlig upphandling. Lagstiftningen ger alla leverantörer samma möjligheter att konkurrera.
Hur fungerar upphandlingsprocessen?
En offentlig upphandling går normalt igenom dessa steg:
1. Behovsanalys och planering
Den upphandlande myndigheten identifierar ett behov och planerar hur det ska tillgodoses. I detta steg bestäms exempelvis om behovet ska hanteras via ett nytt avtal, ett ramavtal, ett dynamiskt inköpssystem eller direktupphandling.
2. Annonsering
Upphandlingen annonseras i registrerade annonsdatabaser såsom Mercell, e-Avrop, Visma Opic och Kommers – samt i TED (Tenders Electronic Daily) för upphandlingar som överstiger EU:s tröskelvärden. Annonseringen inleder en anbudsperiod under vilken leverantörer kan lämna anbud.
3. Ansökan om att delta / Anbudsgivning
Beroende på förfarandetyp lämnar leverantörerna antingen en ansökan om att delta (selektiv upphandling) eller direkt ett anbud (öppen upphandling).
4. Utvärdering
Myndigheten utvärderar inkomna anbud mot de krav och kriterier som angavs i upphandlingsdokumenten. Vanliga utvärderingsgrunder är:
- Lägst pris – det billigaste anbudet vinner
- Bästa förhållande mellan pris och kvalitet – en kombination av pris och kvalitetsparametrar avgör
5. Tilldelningsbeslut
Den upphandlande myndigheten meddelar sitt tilldelningsbeslut till alla anbudsgivare. Det finns en obligatorisk avtalsspärr på minst tio dagar innan avtal kan tecknas, under vilken leverantörer som är missnöjda kan överklaga till förvaltningsrätten.
6. Avtal och uppföljning
När avtalsspärren löpt ut tecknas avtal och uppdraget påbörjas. Myndigheten ansvarar för att följa upp att leverantören uppfyller avtalets krav.
Vad är tröskelvärdena?
LOU innehåller beloppsgränser som avgör vilka regler som gäller. EU-kommissionen räknar om värdena vartannat år – från 1 januari 2026 gäller bland annat 1 589 140 kr för statliga myndigheters köp av varor och tjänster och 61 340 804 kr för byggentreprenader. Se hela tabellen i vår guide om tröskelvärden 2026.
Under tröskelvärdena tillämpas det nationella regelverket i 19 kap. LOU med enklare förfaranden och kortare frister.
Över tröskelvärdena gäller EU:s upphandlingsdirektiv fullt ut, med krav på publicering i TED och längre anbudsfrister.
Direktupphandling
Om kontraktsvärdet understiger direktupphandlingsgränsen (700 000 kr under LOU sedan februari 2022) kan inköpet göras utan formell anbudsprocess. Myndigheten bör ändå inhämta minst tre offerter för att säkerställa en rimlig priskonkurrens. Läs mer i vår guide om direktupphandling.
Fördelar med att sälja till offentlig sektor
Offentlig sektor erbjuder unika fördelar som privata affärer sällan kan matcha:
- Betryggande betalningsförmåga – myndigheter och kommuner betalar alltid. Kreditrisken är i praktiken noll.
- Förutsägbara volymer – ramavtal löper typiskt 2–4 år och ger en stabil intäktsbas att planera utifrån.
- Tydliga spelregler – upphandlingsprocessen är reglerad i lag, vilket gör det lättare att förstå vad som krävs.
- Referensvärde – ett offentligt kontrakt öppnar ofta dörrar hos privata kunder som ser det som ett kvalitetsstämpel.
För många branscher – IT, konsulttjänster, vård, bygg, städning och livsmedel – utgör offentlig sektor en så stor del av marknaden att det vore oklokt att ignorera den.
Vanliga missuppfattningar
“Upphandlingar är bara för stora bolag.” Fel. Direktupphandlingar och delkontrakt är utformade för att passa även SME-företag. Många myndigheter har dessutom ett uttalat mål att bredda leverantörsbasen.
“Myndigheter väljer alltid det billigaste alternativet.” Fel. Utvärderingsgrunden bästa förhållande mellan pris och kvalitet är vanligare än lägsta pris, särskilt för komplexa tjänster.
“Det tar för lång tid att delta.” Det stämmer att en full upphandlingsprocess tar tid, men med rätt bevakning kan du identifiera relevanta upphandlingar tidigt och planera resurserna. Läs vår guide om hur du bevakar upphandlingar för att komma igång.
Sammanfattning
Offentlig upphandling är den lagstadgade process genom vilken myndigheter, kommuner och regioner köper varor, tjänster och byggentreprenader – ett marknadssegment värt cirka 900 miljarder kronor per år i Sverige. Processen styrs av LOU, går genom behovsanalys, annonsering, anbudsgivning, utvärdering och tilldelning, och vilar på principer om fri konkurrens, transparens och likabehandling. Vilka regler och tidsramar som gäller beror på om kontraktsvärdet ligger under direktupphandlingsgränsen, mellan den och tröskelvärdena, eller över tröskelvärdena. För leverantörer – stora som små – erbjuder offentlig sektor en förutsägbar, kreditsäker marknad, förutsatt att man förstår spelreglerna och bevakar rätt kanaler.
Källor och vidare läsning
- Lag (2016:1145) om offentlig upphandling – Riksdagen
- Upphandlingsmyndigheten: Vad är offentlig upphandling? – tillsynsmyndighetens stöd och vägledning
- Tröskelvärden och direktupphandlingsgränser – Upphandlingsmyndigheten
- Konkurrensverket: Tillsyn över offentlig upphandling – tillsynsmyndighet för upphandlingsregelverket
- EU:s direktiv 2014/24/EU – klassiska upphandlingsdirektivet
Vanliga frågor
- Vad är offentlig upphandling?
- Offentlig upphandling är den process som statliga myndigheter, kommuner, regioner och andra offentliga aktörer måste följa när de köper varor, tjänster och byggentreprenader. Processen regleras av lagen om offentlig upphandling (LOU) och syftar till att säkerställa fri konkurrens, transparens och likabehandling av alla leverantörer.
- Måste alla offentliga köp upphandlas?
- Nej. Köp under direktupphandlingsgränsen – ungefär 700 000 kronor för de flesta myndigheter – kan göras utan formell anbudsprocess. Myndigheten bör ändå inhämta minst tre offerter för att säkerställa en rimlig priskonkurrens.
- Kan ett litet företag delta i offentlig upphandling?
- Ja. Lagstiftningen ger alla leverantörer – oavsett storlek – samma möjlighet att lämna anbud. Direktupphandlingar och ramavtalsavropen är ofta särskilt lämpliga för mindre företag. Många myndigheter delar också upp större kontrakt i delkontrakt just för att underlätta för SME-företag.
- Hur lång är en typisk upphandlingsprocess?
- Det varierar beroende på förfarandetyp och kontraktsvärde. Ett öppet förfarande ovanför EU:s tröskelvärden tar normalt 3–6 månader från annonsering till signerat avtal. Enklare upphandlingar under tröskelvärdena kan genomföras på 4–8 veckor.
- Vad händer om jag missar anbudsfristen?
- Försenade anbud accepteras aldrig, oavsett anledning. Det finns inga undantag. Lämna alltid in minst ett dygn i förväg för att hantera eventuella tekniska problem med upphandlingssystemet.