Ramavtal är en av de vanligaste kontraktsformerna i offentlig upphandling. Istället för att upphandla varje enskilt inköp separat sluter myndigheter ett ramavtal med en eller flera leverantörer – och kan sedan avropa (beställa) mot avtalet under hela avtalstiden. För leverantörer innebär ett ramavtal en stabil, återkommande affär utan att behöva delta i nya upphandlingar för varje order.
Vad är ett ramavtal?
Ett ramavtal definieras i 1 kap. 20 § LOU som “ett avtal som ingås mellan en eller flera upphandlande myndigheter och en eller flera leverantörer i syfte att fastställa villkoren i kontrakt som senare ska tilldelas under en given tidsperiod”. Ramavtalet reglerar priser, volymer, kvalitetskrav och leveransvillkor – men innebär inte i sig att myndigheten är skyldig att köpa något.
Ramavtal används när en myndighet vet att den kommer behöva köpa en viss typ av varor eller tjänster återkommande, men inte exakt när eller hur mycket.
Exempel: En region upphandlar ett ramavtal för IT-konsulttjänster med tre leverantörer. Under avtalstiden kan regionen avropa konsulter mot avtalet utan ny upphandling.
Hur länge gäller ett ramavtal?
Enligt 7 kap. 2 § LOU får ramavtal som huvudregel löpa i högst fyra år, inklusive förlängningsoptioner. Undantag gäller enligt LUF där motsvarande gräns är åtta år. Undantag kan också göras om ramavtalets syfte motiverar en längre tid – exempelvis vid kontrakt som kräver betydande investeringar. Det innebär att myndigheter regelbundet måste genomföra nya ramavtalsupphandlingar – vilket skapar kontinuerliga affärsmöjligheter för leverantörer.
Ramavtal med en leverantör
Det enklaste alternativet: myndigheten upphandlar ett ramavtal med en enda leverantör. All avropning sker automatiskt mot den leverantören utan ytterligare konkurrens.
Fördel för leverantören: Garanterad tillgång till myndighetens beställningar under hela avtalstiden.
Nackdel: Högt anbud- och leveranstryck – du är ensam om att uppfylla myndighetens behov.
Ramavtal med flera leverantörer
Vanligare vid större volymer eller när myndigheten vill bibehålla konkurrens. Fungerar på två sätt:
Rangordning
Leverantörerna rangordnas 1, 2, 3 etc. vid avropstillfället. Myndigheten vänder sig alltid till leverantör 1 först, och går vidare till 2 om 1 inte kan leverera.
Förnyad konkurrensutsättning
Myndigheten genomför en mini-upphandling bland ramavtalets leverantörer för varje enskilt avrop. Du tävlar alltså mot de andra ramavtalsleverantörerna för varje beställning.
Vilken modell gäller? Det framgår alltid av upphandlingsdokumenten. Förnyad konkurrensutsättning är vanlig vid komplexa tjänster där kraven varierar per uppdrag.
Hur kommer du in på ett ramavtal?
Processen liknar vanlig upphandling:
- Bevaka ramavtalsupphandlingar — de annonseras i upphandlingsdatabaser som alla andra upphandlingar. Läs mer om hur du bevakar upphandlingar.
- Kontrollera kvalificeringskraven — ramavtal har ofta tydliga krav på omsättning, certifieringar och referensuppdrag
- Lämna ett starkt anbud — vid förnyad konkurrensutsättning är anbudet avgörande för varje enskild affär
- Bygg relationen — myndighetens kontaktpersoner är viktiga; håll dem uppdaterade om ditt erbjudande
Avropsordning – vad gäller?
Reglerna för hur myndigheten ska avropa mot ramavtalet måste framgå av upphandlingsdokumenten. Du har rätt att begära ut avropsinformation för att se hur mycket myndigheten köpt och av vem. Det ger värdefull marknadsinformation.
Statliga ramavtal – Kammarkollegiets avtal
Kammarkollegiet upphandlar centrala statliga ramavtal som alla statliga myndigheter kan avropa mot via avropa.se. Dessa avtal täcker vanliga kategorier som:
- IT och telekommunikation (t.ex. Programvaror och tjänster, IT-konsulttjänster)
- Resor och transporter
- Kontorsmateriel och möbler
- Konsulttjänster inom managementområdet
Kommuner och regioner har en motsvarande inköpscentral via SKL Kommentus / Adda Inköpscentral. Att komma med på ett centralt ramavtal ger tillgång till en stor marknad. Konkurrensen är hård men volymerna är stora.
Sammanfattning
| Aspekt | Detalj |
|---|---|
| Avtalstid | Max 4 år (LOU) |
| Antal leverantörer | 1 eller flera |
| Avrop | Direkt eller via förnyad konkurrensutsättning |
| Annonsering | Upphandlingsdatabaser – som vanliga upphandlingar |
| Fördel | Stabil affär utan upprepade upphandlingar |
Att vinna ett ramavtal är ett av de effektivaste sätten att etablera en långsiktig affär med offentlig sektor. Läs vår guide om hur du lämnar ett vinnande anbud för att öka dina chanser. Som alternativ till ramavtal använder myndigheter också dynamiska inköpssystem (DIS) – öppna under hela löptiden och utan tidsgräns.
Källor och vidare läsning
- 7 kap. LOU – Ramavtal – lagtexten
- Upphandlingsmyndigheten: Ramavtal – vägledning kring ramavtal och dynamiska inköpssystem
- avropa.se – Kammarkollegiets statliga ramavtal
- Adda Inköpscentral – ramavtal för kommuner och regioner
- Direktiv 2014/24/EU, artikel 33 – EU-regler för ramavtal